今回のパソコン仕事術のブログでは、前回の第1回パソコン仕事術（基本編）のブログで紹介した、
「とりあえずデスクトップに保存は危険」の項目ついて、もう少し掘り下げてみたいと思います。
ファイルを誤って削除してしまった…
ファイルを保存せず終了してしまった…
ファイルの保存場所がわからない…
似たような名前のファイルがたくさんあり、どれが最新なのかわからない…
などなど、パソコン操作のなかでもファイルにまつわるトラブルは特に多い傾向があるといえます。
これは業務のなかで一部パソコンを使う業種や職種であっても、IT業界であってもあまり変わりないかもしれません。
会社ごとに、このようなトラブルを防ぐため、様々な対策がとられていると思いますが、ここではその一例を紹介します。
明確で統一ルール化されたファイル名をつける
たとえば、入社した会社で名刺データの作成管理を担当することになった場合、
同じようなファイルがたくさん存在する事が予想されます。
また、同じ人であっても、途中で役職が変わったり、配属が変わったりすると、
1人に1つのファイルではなく複数のファイルが存在することになります。
このような時、「この人の最新の名刺データはどれだったっけ？」となり、
最新の名刺データを見ているつもりが実は役職が変更になる前の古いものだった…
という事が実際にありうると思います。
変更前のデータは削除せず、保存し管理しておく必要がある可能性があるからです。
このような時、ファイル名には、[名刺の名前] [作業完了した日] [変更箇所]というように、
明確なルールを決めてつけておくと後々トラブルが起こる危険を下げる効果が期待出来ます。
ファイルをフォルダに分けて整理する
ファイルの種類ごとに、フォルダに分けて整理をする方法は、
特に仕事でパソコンを使用する場合では基本といえます。
デスクトップや1つのフォルダにすべてのファイルを置くと、
しばらく時間が経つとファイルを探し出す事が困難になり、
別のファイルを開いて作業する事になりかねません。
また自分が何らかの理由で仕事を休む事があった場合、他の人がパソコンを使用し
ファイルを見つけ出す事も必要になるため、普段から分類整理をしておく事はとても大切といえます。
デスクトップは出来るだけシンプルに
上記と同様の理由で、デスクトップは出来るだけファイルを直接置かず、
フォルダ単位で整理しておく方が望ましいと思います。
時間が経っても、誰が見てもわかりやすい状態にしておく事は、無用なトラブルを遠ざけます。
いかがでしたでしょうか。
今回は、ファイルやフォルダの分類整理について掘り下げて紹介しました。
これらのポイントはあくまでも１つの例であり、またこれ以外にも様々なポイントがありますが、
またの機会に紹介出来ればと思います。
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